Werkwijze bij uitbesteden receptiedienst

Het kiezen van de juiste receptiemedewerker

Uw receptiedienst uitbesteden kan niet zomaar. Het is uiteraard belangrijk dat de receptiemedewerker precies weet wat er van hem of haar verwacht wordt, dat hij of zij uw bedrijf door en door kent en dat de persoon ook echt bij uw organisatie past. Een receptionist of telefonist is immers wel het eerste contact dat uw (potentiële) klanten, uw medewerkers en uw leveranciers met uw organisatie hebben. Daarom besteedt iNFacilities veel aandacht aan het implementatietraject en de begeleiding.

Het uitbesteden van uw receptiedienst gebeurt volgens dit stappenplan:

Stap 1: de inventarisatie

Wat doet uw organisatie? Wat is de rol van de receptiedienst? Wat zijn uw wensen en gewenste kwaliteitsniveau? Hoe ziet uw huidige team er uit en wat zijn hun diensten?

Stap 2: opstellen van een DVO

We stellen samen met u een dienstverleningsoverzicht (DVO) met daarin de gemaakte (kwaliteits)afspraken. Het DVO is later uitermate geschikt om de diensten te evalueren en om de kwaliteit te bewaken en eventueel bij te stellen.

Stap 3: opstellen van een handboek

Alle werkzaamheden en procedures worden helder en bondig beschreven. Dit handboek is de leidraad voor alle receptiemedewerkers.

Stap 4: opstellen van de profielen en taakomschrijving

Voor zowel de receptiemedewerkers als de teammanager wordt een uitgebreid profiel en takenpakket omschreven.

"De juiste persoon op

de juiste plek,

dat is belangrijk"

Stap 5: de werving & selectie

Bij het zoeken naar de juiste kandidaten putten we onder meer uit een eigen netwerk, onze database en uit de aanmeldingen op de website Uitvoerendpersoneel.nl. Ook uw huidige receptie medewerkers kunnen we eventueel overnemen of betrekken in de procedure. Uit de kandidaten maken wij een voorselectie.

Stap 6: u kiest de beste kandida(a)ten

Uit de voorselectie kiest u de kandidaat die u het meeste aanspreekt.

Stap 7: starten van de werkzaamheden

De medewerker wordt ingewerkt door een teammanager.

Continue begeleiding en kwaliteitsbewaking

Gedurende de overeenkomst zorgen wij voor een perfecte begeleiding binnen de receptiedienst. In tussentijdse evaluaties bespreekt de teammanager uw ervaringen en aanvullende wensen. Als het nodig is, scherpen wij onze receptiedienstverlening aan of zorgen we voor aanvullende trainingen en opleidingen. Wij garanderen een 100% bezetting: wij zorgen dus ook voor vervanging.
Lees meer over onze aanpak om de kwaliteit van onze receptiediensten te waarborgen.

Diploma's en ervaring zeggen lang niet altijd alles

Wat iemand geleerd heeft, en wat iemand daadwerkelijk kan: daar zit vaak een groot verschil tussen. In een representatieve functie als receptiemedewerker telt niet alleen de kennis en ervaring. Een dienstverlenende instelling is minstens zo belangrijk. Ook moet de persoonlijkheid van een receptiedienstmedewerker naadloos aansluiten bij die van uw organisatie. Ook op deze 'softe' maar uiteindelijk cruciale factoren letten wij sterk bij werving en selectie.
Lees meer over de eisen die wij stellen aan front office medewerkers